¿Tienes una empresa o recién comenzaste una startup y vas a contratar trabajadores? Entonces te conviene conocer con detalle las obligaciones administrativas asociadas a la contratación laboral. Esto te ayudará a evitar cualquier clase de sanción por parte de la Dirección del Trabajo. Toma nota de los ocho documentos oficiales y los trámites concretos que deberás realizar.
Obligaciones administrativas si tienes trabajadores contratados
1. Contrato de trabajo
El primer documento oficial es el contrato de trabajo propiamente dicho, que como es de esperar, se debe cumplimentar antes de comenzar la relación laboral.
Técnicamente, el empleador dispone de un plazo para escriturar desde el momento de la incorporación del trabajador.
- El contrato laboral exige escrituración en 15 días
- Si el contrato es por obra, trabajo determinado o de duración inferior a 30 días, el plazo se reduce a 5 días
Este documento no es opcional, y conviene tomarlo muy en serio. La no escrituración del contrato se sanciona con multa de una a cinco UTM.
Debes tener en cuenta que no solo es ilegal contratar sin contar con ello, sino que además se podría presumir legalmente cualquier afirmación del trabajador. En este sentido, el contrato te protege legalmente contra posibles abusos y confusiones.
De hecho, si el trabajador se niega a firmar el contrato, el empleador puede enviarlo a la Inspección del Trabajo, dentro de los mismos plazos ya señalados, con el objeto que se requiera la firma. En caso de que el trabajador insista en su actitud, puede ser despedido sin derecho a indemnización.
Finalmente, cabe señalar que el contrato se perfecciona por el mero consentimiento o acuerdo de voluntades de las partes contratantes, independiente de las exigencias formales. De esta manera, aun cuando no se haya escriturado el contrato, éste existe tácitamente y tiene la misma validez.
Si necesitas realizar este contrato y no sabes por dónde comenzar, esta página oficial de la Dirección del Trabajo cuenta con modelos oficiales de contratos de trabajo que te pueden servir de base y guía.
2. Anexo de trabajo
Más allá del propio contrato en sí, es posible que posteriormente se quieran agregar algunas modificaciones o matizaciones. Esta formalidad legal se denomina anexo de trabajo y se puede realizar en situaciones como:
- Cambio de Domicio del Trabajador
- Cambio de Remuneraciones
- Cambio en la naturaleza de los servicios
- Cambio en la jornada de trabajo
- Cambio de lugar de trabajo
3. Libro de asistencia
Controlar la asistencia de los empleados en una empresa es obligación de quien emplea. Para ello, existe en Chile un documento oficial: el libro de asistencia. No es la única forma de realizar el seguimiento, pero es una de las opciones válidas. El empleador no debe ocuparse personalmente de su registro, pero sí tiene que administrarlo y garantizar su cumplimiento como obligado. Este documento debe estar siempre presente y accesible en el lugar donde los trabajadores prestan sus servicios.
Hay otras modalidades válidas como alternativas al libro de asistencia:
- Reloj control con tarjeta de registro
- Registro electrónico-computacional con tarjeta de cinta magnética
- Sistema computacional de control biométrico por impresión dactilar
- Sistemas de georreferenciación o ubicación satelital (GPS)
En determinados sectores en particular, tu empresa podría necesitar realizar registros especiales. Si quieres saber si es tu caso, puedes consultarlo con detalle en el artículo 33 inciso segundo, o hablar con un asesor.
4. Liquidación del sueldo
Si vas a tener trabajadores contratados, seguro que tienes claro que deberás remunerarles con un sueldo. Sin embargo, tal vez no tengas claro que además esto debe constar en documento oficial.
Tal como establece el inciso 3° del artículo 54 del Código del Trabajo, se debe entregar al trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se determinó y de las deducciones efectuadas. Contar con la firma del trabajador es importante, no porque sea una exigencia por ley, pero ejerce de prueba para el empleador.
Si te encuentras en la situación de contratar personal a través de Internet, ten en cuenta que no es imprescindible la entrega de este documento en persona. Por ejemplo, en caso de teletrabajo, puedes enviar el comprobante de pago de remuneraciones por Internet.
Hay que tener en cuenta que la impresión del documento digital no puede ser considerada una prueba de aceptación. Es más, en el supuesto de que el trabajador reciba una cantidad inferior a la remuneración pactada en el contrato, puede reclamar a la Inspección del Trabajo.
5. Comprobante de vacaciones
Muy frecuentemente las empresas no controlan los días de vacaciones de los trabajadores. En otros casos es posible que esto sí se registre, pero que se descuide la necesidad de constar en documento oficial la realización de los feriados legales.
Si se diera el caso de una denuncia de un empleado, podría ser un problema no contar con esto bien registrado, porque supondría tener que liquidar el pago de todos los días no trabajados que el empleado disfrutó de vacaciones, si éstas no se pueden acreditar. Por ello, el empleador deberá llevar bien este control, que le podría ser solicitado en reclamaciones en contra del finiquito legal tras un despido.
6. Libro de remuneraciones
Si tienes personal contratado, otra documentación oficial de gran importancia es el libro de remuneraciones. Más allá del comprobante al trabajador, se debe llenar este documento oficial.
De conformidad con lo establecido en el artículo 62 del Código del Trabajo el empleador se encuentra obligado a llevar un libro de remuneraciones. Esto solo es de obligado cumplimiento si tienes cinco o más trabajadores.
7. Registro Electrónico Laboral
Otro trámite de gran importancia es el registro electrónico laboral, ya que permite al empleador cumplir con la obligación de registrar en el sitio web de la Dirección del Trabajo (DT) uno o más contratos de trabajo suscritos con un trabajador.
El plazo máximo para hacer este registro es de 15 días desde el momento de la firma del contrato o de cualquier anexo de trabajo.
8. Reglamento interno
Si tu empresa cuenta con diez trabajadores o más, en ese caso hay otro trámite que te obliga, se trata del denominado Reglamento Interno. Este documento es a día de hoy de mayor importancia si cabe, dada la situación de pandemia que vivimos.
Este documento hace referencia al orden, la higiene y la seguridad que contenga las obligaciones y prohibiciones a que deben sujetarse los trabajadores. Guarda relación con las labores y la permanencia en dependencias de la respectiva empresa o establecimiento.
Principalmente, se deben establecer las normas que aseguren un ambiente laboral digno y de mutuo respeto entre los trabajadores. Una copia de dicho reglamento se debe enviar al Ministerio de Salud y a la Dirección del Trabajo dentro de los cinco días siguientes a la vigencia del mismo.
Conclusión
Como puedes ver, conviene conocer la ley sobre las obligaciones administrativas al contratar empleados. Anota estos documentos mencionados y si tienes más dudas, puedes asesorarte personalmente con nuestros especialistas.
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